Як звільнити працівника, якого немає на роботі понад чотири місяці

Із 19 липня 2022 року роботодавець має можливість припинити трудовий договір із працівником через відсутність його на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль. Частину першу статті 36 Кодексу законів про працю України (КЗпП) депутати доповнили пунктом 8-3 (Закон № 2352). Проте не поспішайте негайно звільняти працівника, з яким не маєте зв’язку.

Припинення трудового договору з працівником, який відсутній на роботі понад чотири місяці поспіль, якщо роботодавець не має інформації про причини такої відсутності, — це не звільнення з ініціативи роботодавця. Тому не діють обмеження на звільнення, що встановлені у частині третій статті 184 і статті 186-1 КЗпП щодо вагітних, одиноких жінок із дитиною віком до 14 років тощо.

Для того щоб звільнити працівника через тривалу відсутність, дотримайте одночасно дві обов’язкові умови:

• працівника немає на роботі понад чотири місяці поспіль. Відлік строку починайте після 19 липня 2022 року;
• упродовж цих чотирьох місяців роботодавець не має інформації про причини відсутності. При цьому байдуже, з поважної чи неповажної причини відсутній працівник.

Роботодавцеві необхідні докази того, що він виконав одночасно обидві обов’язкові умови. Інакше, якщо працівник доведе, що протягом чотирьох місяців інформував роботодавця про причини своєї відсутності, суд може визнати звільнення за цією підставою незаконним.

Якщо працівник не з’являється на роботі, не відповідає за номерами телефонів, зазначеними у картці П-2, а родичі не можуть пояснити, де він, — керуйтеся алгоритмом.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Як обчислити чотиримісячний строк відсутності працівника на роботі з невідомих причин

Уперше застосувати підставу для звільнення, яку передбачає пункт 8-3 статті 36 КЗпП, зможете не раніше ніж 20 листопада 2022 року.

Закон № 2352, яким законодавець увів до КЗпП нову підставу звільнення, набрав чинності 19.07.2022. Тож уперше зможете звільнити працівника через відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності після спливу чотиримісячного строку від цієї дати.

Надалі обчислюйте строк за загальними правилами, що визначає частина третя статті 241-1 КЗпП. Строк, обчислюваний місяцями, закінчується у відповідне число останнього місяця строку. Якщо кінець строку, обчислюваного місяцями, припадає на такий місяць, що відповідного числа не має, строк спливає в останній день цього місяця

Фіксуйте відсутність працівника

У табелі позначте відсутність працівника як «НЗ» — неявки з нез’ясованих причин.

Перевіряйте на порталі ПФУ, чи не оформили працівникові е-лікарняний. Е-лікарняний зі статусом «Закритий» — підстава позначати у табелі відсутність як «ТН» (оплачувана тимчасова непрацездатність). Тобто роботодавець отримав інформацію про причини відсутності працівника.

Документуйте відсутність працівника і спроби зв’язатися з ним

Попросіть безпосереднього керівника скласти доповідну записку про відсутність працівника на роботі (див. Додаток 1).

Роботодавець має вжити заходів, аби з’ясувати причини відсутності працівника на роботі. Зазвичай це обов’язок безпосереднього керівника відсутнього працівника, але працівник кадрової служби має надати йому всю необхідну інформацію — контактні телефони, імена та по батькові родичів відсутнього працівника.

Керівник ухвалює рішення про додаткові заходи.

Після того як керівник підприємства розгляне доповідну записку безпосереднього керівника відсутнього працівника, він має ухвалити рішення про розслідування причин відсутності працівника на роботі й призначити виконавців розслідування — безпосередній керівник відсутнього працівника, працівник кадрової служби, один із заступників керівника підприємства тощо. Рішення оформлюють у вигляді резолюції на доповідній записці керівника працівника. Результатом такого рішення може бути й наказ про розподіл між посадовими особами обов’язків із розшуку зниклого, фіксації його відсутності на роботі.

Оформте додаткові документи про відсутність працівника.

Особа, якій доручили розслідування, складає акти про відсутність працівника на роботі (див. Додаток 2). Такі акти доцільно складати за кожен день відсутності працівника на роботі, поки триває розслідування. Якщо це неможливо — у перший тиждень складайте акти за кожен день/зміну відсутності. Надалі — щотижнево або щомісячно. Не припиняйте документально фіксувати відсутність працівника. Телефонуйте працівникові при свідках і фіксуйте результати в акті, оскільки саме відсутність інформації про причину відсутності на роботі є однією з умов звільнення за цією підставою.

Додаток 1. Доповідна записка керівника про відсутність працівника на роботі	Додаток 2. Акт про відсутність працівника на роботі та інформації про причини його відсутності

Додатковими документами, що підтверджують факт відсутності працівника на роботі, можуть бути й доповідні записки працівників, які за своїми обов’язками мають можливість спостерігати, коли інші працівники приходять на роботу / йдуть з роботи, — черговий бюро перепусток, контролер на контрольно-пропускному пункті тощо.

Відвідайте працівника вдома

В умовах воєнного стану розшукувати працівника за місцем проживання або реєстрації доречно, лише якщо підприємство розташоване на безпечній території. Результати візиту оформте актом (див. Додаток 3). Якщо відвідати працівника за зазначеними адресами неможливо, заактуйте й цю обставину.

Направте працівникові листи на всі відомі адреси

Якщо за місцем проживання або реєстрації не вдалося відшукати працівника або такий розшук неможливий, надішліть на всі відомі адреси листи з пропозицією письмово пояснити причини відсутності на роботі — з описом вкладення та позначкою «вручити особисто». Якщо пошта не працює, пошукайте працівника у соц­мережах, спробуйте зв’язатися з ним у такий спосіб.

Організуйте облік робочого часу відсутнього працівника

Відсутність працівника фіксуйте у табелі аж до моменту припинення трудового договору. Відміткою «НЗ» позначайте лише робочі дні за графіком роботи працівника.

Періодично повторюйте комплекс заходів із розшуку

Якщо після всіх попередніх кроків встановити зв’язок із працівником не вдається понад чотири місяці поспіль, виконавець, якого призначили оформити результати розслідування, оформлює загальний перелік заходів із розшуку зниклого працівника у доповідній записці (див. Додаток 4).

Додаток 3. Акт про відвідування працівника вдома	Додаток 4. Доповідна записка про вжиті заходи зі з’ясування причин відсутності працівника

Після розгляду доповідної записки керівник може ухвалити рішення звільнити працівника. У такому разі він оформлює своє рішення підготувати проєкт наказу на звільнення працівника у вигляді резолюції на доповідній записці керівника кадрової служби.

Підготуйте наказ про звільнення

Звільнення працівника оформлюйте наказом за типовою формою, або за формою, відмінною від типової. Типову форму наказу про припинення трудового договору (№ П-4) затвердив Держкомстат наказом від 05.12.2008 № 489.

Зразок наказу за формою, відмінною від типової, — у Додатку 5.

Надішліть повідомлення про звільнення та про необхідність отримати трудову книжку

Якщо трудову книжку зберігає роботодавець, він зобов’язаний видати її працівникові у день звільнення із внесеним до неї записом про звільнення (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 1217; п. 4.1 Інструкції № 58). Коли трудову книжку зберігає працівник — внесете запис про звільнення на його вимогу після того, як він з’явиться на підприємстві (ч. 1 ст. 47 КЗпП). Зразок запису про звільнення працівника — у Додатку 6.

Додаток 5. Наказ про звільнення працівника через тривалу відсутність на роботі	Додаток 6. Запис у трудовій книжці про звільнення працівника через тривалу відсутність на роботі

Оскільки працівник відсутній на роботі у день звільнення, цього дня надішліть йому поштове повідомлення із пропозицією отримати трудову книжку (п. 4.2 Інструкції № 58) або надати згоду на пересилання трудової книжки поштою. У конверт покладіть також засвідчену копію наказу про звільнення і повідомлення про суми, нараховані під час звільнення. Так виконаєте вимоги частини першої статті 47 КЗпП.

Листа надішліть на адресу, зазначену в особовій картці П-2, з оголошеною цінністю:

• із повідомленням про вручення,
• позначкою «Вручити особисто»,
• описом вкладення.

Якщо лист повернеться на підприємство, не розкривайте конверта. Зберігайте його у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладок до них. Туди ж покладіть квитанцію/чек про відправлення листа й опис вкладення.

В усі можливі способи надішліть працівникові також фото наказу про звільнення і повідомлення про необхідність отримати трудову книжку — на електронну пошту, у вайбер чи інший месенджер тощо. Зробіть скрин і роздрукуйте.

Відмітки про ознайомлення працівника в наказі про звільнення не буде.

Заповніть особову картку П-2

У графі «Дата і причина звільнення (підстава)» особової картки працівника за формою П-2 зазначте дату і причину припинення трудового договору, дату й номер наказу.

У графі «Працівник кадрової служби» особової картки працівник, відповідальний за кадрове діловодство, зазначає свою посаду, прізвище та ініціали, ставить особистий підпис.

Графа «Підпис працівника» особової картки залишиться незаповненою.

Бухгалтерія проводить розрахунок при звільненні

Якщо працівник отримує зарплату на банківську картку, в день звільнення перерахуйте на неї всі належні працівникові кошти. Якщо працівник отримував зарплату в касі підприємства, проведете з ним розрахунок після того, як він з’явиться на роботі.

Роботодавець виплачує всі суми, що належать працівникові, у день звільнення. Якщо у день звільнення працівник не працював, зазначені суми необхідно виплатити не пізніше ніж наступного дня після того, як звільнений працівник пред’явить вимогу про розрахунок. Про суми, нараховані та виплачені працівникові під час звільнення, із зазначенням окремо кожного виду виплати — основна і додаткова зарплата, заохочувальні та компенсаційні виплати, інші виплати, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до законодавства, зокрема під час звільнення — роботодавець повинен письмово повідомити працівника в день їх виплати (ч. 1 ст. 116 КЗпП).