Обчислюємо лікарняні з 1 жовтня: сім прикладів із новою мінзарплатою

Україна гідно дає відсіч ворогам, які пішли на нас війною. І ми маємо не чекати на перемогу, а робити все, щоб її наблизити. Одне із завдань кожного роботодавця — забезпечувати соціальний захист своїх працівників, зокрема, правильно обчислювати й оплачувати лікарняні.

Із 01.10.2022 розмір мінзарплати в Україні становить 6700 грн. Тож зважайте на це, коли обчислюєте лікарняні. Як і коли розмір мінзарплати впливає на суму лікарняних, розглянемо детально на прикладах робочих ситуацій із практики.

Чим керуватися

Щоб правильно обчислити лікарняні, керуйтеся Законом № 1105 та Порядком № 1266. Також у пригоді стануть Закон № 2136 та Кодекс законів про працю України (КЗпП).

Від початку воєнних дій на території України чимало роботодавців і працівників призупинили свою діяльність. Хтось призупинив дію трудового договору чи взяв відпустку за свій рахунок, хтось оголосив простій, хтось евакуювався, зокрема й за кордон. Дехто взагалі призупинив свою роботу і лише тепер її відновлює. На всі ці обставини треба зважати, адже розмір лікарняних безпосередньо залежить від того, як оформили трудові відносини. Проте є обставини, за яких лікарняний оплачувати не потрібно.

Кому не потрібно оплачувати лікарняний

мобілізовані та добровольці

Передусім згадаємо про наших захисників, а саме працівників, які несуть службу в ЗСУ, теробороні чи інших створених відповідно до закону збройних формуваннях, — честь їм і слава. Однак що робити, коли в особистому кабінеті страхувальника з’являється е-лікарняний такого працівника? Працівники, які служать у ЗСУ або теробороні, отримують грошове забезпечення, зокрема й за період тимчасової непрацездатності або відновлення після отриманої травми чи поранення. Тож е-лікарняний такого працівника направляється роботодавцеві просто до відома. Оплачувати його не потрібно ані коштом роботодавця, ані за рахунок ФСС.

працівники, з якими призупинили дію трудового договору

Під час війни побільшало працівників, з якими призупинили дію трудового договору. Якщо в цей період вони захворіли, отримали травму невиробничого характеру або доглядають хвору дитину, лікарняний їм не оплачуйте. Відповідну оплату такий працівник зможе отримати після того, як Україна переможе у війні (ст. 13 Закону № 2136). Виняток — оплата лікарняного з вагітності та пологів: його оплачуйте зважаючи на новий розмір мінзарплати.

працівники, які не виходять на роботу з нез’ясованих причин

Є й такі працівники, які не виходять на роботу, а роботодавця про причини своєї відсутності не повідомляють. Якщо у працівника в період такої відсутності з’явився е-лікарняний, не оплачуйте його. Принаймні доти, поки не з’ясуєте причини його відсутно­сті та чи можна за таких причин оплачувати його лікарняний.

Що потрібно для оплати

Спочатку комісія із соціального страхування призначає лікарняний до оплати. Далі бухгалтер має правильно визначити:

• розрахунковий період,
• середньоденну заробітну плату,
• загальний розмір страхового стажу працівника та його страховий стаж за останніх 12 місяців перед лікарняним.

Лише після цього починайте обчислювати лікарняні.

На які лікарняні не впливає нова мінзарплата

Є лікарняні, на розмір виплати за якими нова мінзарплата не впливає. Це лікарняні працівників, які за останніх 12 місяців перед хворобою мають не менше ніж шість місяців страхового стажу. Лікарняні цим працівникам обчислюйте й оплачуйте у загальному порядку. Визначте середньоденний заробіток, застосуйте до нього розмір страхового стажу, а результат помножте на кількість календарних днів лікарняного, що підлягають оплаті. І навіть якщо обчислений розмір буде меншим за розмір мінзарплати, жодних дотягувань і доплат робити не можна — закон цього не передбачає.

Натомість пильнуйте, щоб не заплатити менше ніж належить, коли оплачуєте е-лікарняні працівниць, які працюють на підприємстві більше ніж пів року та йдуть у відпустку з вагітності та пологів. А саме: лікарняний з вагітності та пологів оплачуйте в розмірі, не меншому за розмір допомоги, обчислений із мінзарплати станом на час страхового випадку (ч. 2 ст. 26 Закону № 1105).

Приклад 1. Оплачуємо лікарняний працівникові, страховий стаж якого більший ніж шість місяців НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівниця перебуває у трудових відносинах із підприємством більше ніж рік і весь час працює на мінімальну зарплату. Із 3 жовтня 2022 року в неї лікарняний з вагітності та пологів на 126 календарних днів (к. дн.). Розрахунковий період для обчислення такого лікарняного — із 01.10.2021 по 30.09.2022. При цьому за період 01.10.2021—30.11.2021 мінзарплата становила 6000,00 грн, із грудня 2021 року — 6500,00 грн на місяць. З огляду на те що за період 01.10.2021—30.09.2022 працівниця не пропускала роботу через поважні причини, беремо в розрахунок усі 365 днів. Лікарняний обчислимо в декілька етапів: 6000,00 грн × 2 + 6500,00 грн × 10 = 77 000,00 грн ÷ 365 = 210,96 грн; 6700,00 грн ÷ 30,44 = 220,11 грн; 210,96 грн < 220,11 грн. Середньоденний заробіток, обчислений з фактичного заробітку, менший за середньоденний, обчислений з мінзарплати, встановленої на момент настання страхового випадку. Отже, допомога з вагітності та пологів становить: 220,11 грн × 126 = 27 733,86 грн.

Лікарняний з вагітності та пологів повністю оплачується за рахунок ФСС. Тобто всю цю суму маєте зазначити у Заяві-розра­хунку.

За Прикладом 1 оплачуйте тільки лікарняні з вагітності та пологів, у яких зазначено, що страховий випадок настав не раніше ніж жовтень 2022 року. Працівниця, в якої страховий випадок настав до збільшення розміру мінзарплати, а саме до жовтня 2022 року, може схитрувати і подати на підприємство заяву з проханням надати їй відпустку з вагітності та пологів із 01.10.2022. Працівниця має таке право, проте страховий випадок згідно з е-лікарняним у неї настав ще до підвищення мінзарплати. Відповідно, лікарняний обчислюйте з тієї мінімалки, що була встановлена законом на момент настання страхового випадку, тобто з 6500,00 грн.

Аналогічно оплачуйте лікарняні працівницям, яким через складні пологи чи народження двох і більше дітей заклад охорони здоров’я видав/сформував додатковий лікарняний на 14 к. дн. Цей лікарняний є продовженням основного лікарняного з вагітності та пологів. Відповідно, для його оплати використовуйте середньоденний заробіток, що обчислили для оплати основного лікарняного.

Закон не передбачає будь-яких доплат до розміру допомоги з вагітності та пологів за лікарняними, що засвідчують страховий випадок, який настав до підвищення мінзарплати і триває в період, коли мінзарплата підвищилася.

На які лікарняні впливає нова мінзарплата

Якщо працівник за останніх 12 місяців перед лікарняним має менше ніж шість місяців страхового стажу, розмір виплати за лікарняним маєте обмежити розміром мінзарплати, що встановлений законом на момент настання страхового випадку (п. 1 ч. 4 ст. 19 Закону № 1105). У нинішніх умовах такими працівниками можуть стати навіть ті, які тривалий час працюють на підприємстві.

Річ у тім, що страховий стаж працівник набуває лише за період, коли:

• отримує зарплату, з якої роботодавець сплачує ЄСВ;
• перебуває на лікарняному;
• перебуває у відпустці для догляду за дитиною до трирічного віку;
• отримує соціальні виплати.

Якщо ж працівник тривалий час працює на підприємстві, проте дію його трудового договору призупиняли або він не отримував зарплату з інших причин, а значить, з неї не сплачували ЄСВ, страхового стажу за цей період він не набув.

Приклад 2. Оплачуємо лікарняний працівникові, страховий стаж якого менший ніж шість місяців НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівник тривалий час працює на підприємстві. Із 04.10.2022 у нього лікарняний. За період із 01.10.2021 по 31.12.2021 він перебував у відпустці без збереження зарплати в період карантину, запровадженого через загрозу поширення коронавірусної хвороби COVID-19. Потім більше ніж на 3 місяці дію трудового договору призупинили через активні бойові дії. Тож за останніх 12 місяців перед лікарняним страховий стаж працівника менший ніж 6 місяців. Тому лікарняний маєте обмежити розміром мінзарплати.

Коли визначаєте страховий стаж, зважайте на стаж не лише на цьому підприємстві, а й на попередніх місцях роботи, або коли працівник отримував допомогу з безробіття чи пенсію з інвалідності. Тобто якщо за останніх 12 місяців перед страховим випадком працівник має шість або більше місяців страхового стажу, не обмежуйте е-лікарняні розміром мінзарплати.

Розмір страхового стажу працівника, зокрема за останніх 12 місяців, визначайте за допомогою довідки з ПФУ за формою ОК-5, ОК-7 або Додатка 9. Враховуйте, що у довідках за формою ОК-5, ОК-7, що їх роботодавець/страхувальник самостійно замовив та отримав через особистий електронний кабінет ПФУ, не відображається період роботи працівника на попередніх місцях роботи. Натомість Додаток 9 містить страховий стаж працівника, що він набув за всіма місцями роботи.

Приклад 3. Оплачуємо лікарняний працівникові, який має загальний страховий стаж понад вісім років за різними робочими місцями НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівник влаштувався на роботу 01.08.2022. Захворів та пішов на лікарняний 05.10.2022. Згідно з довідкою за формою ОК-5 бухгалтер встановила, що загальний страховий стаж працівника більший за 8 років. За останніх 12 місяців перед страховим випадком, тобто в період із 01.10.2021 по 30.09.2022, він 2 місяці працював в іншого роботодавця, а також 4 місяці отримував допомогу з безробіття. Оскільки за останніх 12 місяців працівник має 8 місяців страхового стажу, його лікарняний бухгалтер обчислила з фактичного заробітку і не обмежувала розмір лікарняних розміром мінзарплати. Коли у довідці з ПФУ зазначено, що працівник на попередньому місці роботи за один з місяців набув стажу не 31 чи 30 днів, а наприклад, 9, 14, 23 дні, тобто не повний місяць, не відкидайте такий місяць. Натомість підрахуйте загальну кількість днів страхового стажу за останніх 12 місяців перед лікарняним. Якщо вийде 182 дні або більше, обмеження не застосовуйте (Лист № 5941). Якщо такий спосіб підрахунку вам не підходить, скористайтеся формулою: ТП = Св ÷ В, де ТП — тривалість періоду, що зараховується до страхового стажу та визначається у місяцях; Св — сума єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, сплаченого за відповідний місяць; В — мінімальний розмір страхового внеску за відповідний місяць. 1 Лист виконавчої дирекції Херсонського обласного відділення ФСС «Щодо призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності» від 13.05.2015 № 01-28-09-594.

За цією формулою до страхового стажу маєте зараховувати не фактично відпрацьовані дні, а розмір сплаченого ЄСВ. Відповідно, місяці, в яких ЄСВ сплатили із суми, що перевищує розмір мінзарплати, враховуйте як один місяць (1,0). За місяці, в яких ЄСВ сплатили із суми, меншої за розмір мінзарплати, страховий стаж обчислюйте за наведеною формулою і до страхового стажу зараховуйте тільки відповідну частину місяця (0,99—0,01). Після того як визначили всі частини, що входять до страхового стажу, підсумуйте їх.

Якщо ж у працівника за останніх 12 місяців не набралося шести місяців страхового стажу, застосуйте обмеження.

Як застосувати обмеження розміром мінзарплати

Коли обмежуєте лікарняні, в т. ч. числі працівникам, які працюють на підприємстві менше ніж пів року, маєте зважати на страховий стаж (ст. 24 Закону № 1105). Тобто нараховуйте допомогу працівникові, загальний страховий стаж якого становить:

• до трьох років — у розмірі 50%;
• від трьох до п’яти років — 60%;
• від п’яти до восьми років — 70%;
• від восьми років — 100%.

Водночас незалежно від страхового стажу в розмірі 100% середньоденного заробітку надавайте допомогу працівникам, якщо вони:

• постраждалі від Чорнобильської катастрофи 1—3 категорії або доглядають дитину, молодшу за 14 років, яка постраждала від Чорнобильської катастрофи;
• ветерани війни, зокрема учасники АТО, або постраждалі учасники Революції Гідності та члени сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, члени сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;

• жертви нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань» від 23.03.2000 № 1584-III;
• донори, що мають  право на пільгу, передбачену Законом України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові» від 30.09.2020 № 931-IX;
• особи, реабілітовані відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917—1991 років» від 17.04.1991 № 962-XII, із числа репресованих у формах позбавлення / обмеження волі / примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу.

Також незалежно від страхового стажу надавайте допомогу у розмірі 50% середньоденного заробітку працівникові, який перебував на самоізоляції через COVID-19. Медичним працівникам у таких випадках виплачуйте допомогу в розмірі 100% середньої зарплати незалежно від страхового стажу.

Приклад 4. Оплачуємо лікарняний працівникові, який має страховий стаж менше ніж три роки НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ На своє перше місце роботи працівник влаштувався 01.07.2022. За кожен повний місяць роботи отримав по 6500,00 грн. Із 05.10.2022 він пішов на лікарняний на 12 к. дн. Щоб обчислити лікарняні, визначимо середньоденний заробіток із фактичної зарплати за липень — вересень 2022 року (92 к. дн.) з урахуванням страхового стажу та середньоденний заробіток з мінзарплати і порівняємо їх: 6500,00 грн × 3 ÷ 92 к. дн. × 50% = 105,98 грн; 6700,00 грн ÷ 30,44 к. дн. = 220,11 грн; 105,98 грн < 220,11 грн. Середньоденний заробіток, що визначили з мінзарплати, більший за середньоденний із факти­чного заробітку. Тому обчислимо лікарняні з фактичного середньоденного заробітку. Розмір лікарняних становитиме за рахунок: підприємства — 529,90 грн (105,98 грн × 5 к. дн.); ФСС — 741,86 грн (105,98 грн ×7 к. дн.). Загальний розмір лікарняних — 1271,76 грн (105,98 грн × 12 к. дн.).

Коли обчислюєте розмір середньоденного обмеження від мінзар­плати, відсоток страхового стажу не застосовуйте. Адже так визначають розмір максимальної величини, яку не може перевищувати середньоденний заробіток працівника.

Деякі бухгалтери, побачивши, що лікарняний працівникові слід оплачувати з обмеженням, не застосовують страховий стаж до фактичного заробітку, а одразу обчислюють виплату з мінзарплати. Це неправильно. Якщо в такий спосіб обчислити лікарняні за умовами наведеного прикладу, виплата становитиме 2641,32 грн (220,11 грн × 12 к. дн.). При цьому розмір виплати за рахунок ФСС буде 1540,77 грн (220,11 грн × 7 к. дн.). Отже, сума нецільового використання коштів ФСС становитиме 798,91 грн (1540,77 грн – 741,86 грн). Під час перевірки ревізор ФССзобов’яже підприємство повернути ці кошти і сплатити штраф 399,46 грн (50% надлишково використаної суми) на рахунок ФСС. А на бухгалтера накладе адміністративний штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 165-5 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Приклад 5. Оплачуємо лікарняний працівникові із загальним страховим стажем понад вісім років НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівник влаштувався на роботу 01.07.2022 із посадовим окладом 8500,00 грн. 05.10.2022 йому відкрили е-лікарняний на 12 к. дн. При цьому страховий стаж працівника за останніх 12 місяців менший за 6 місяців, проте загальний страховий стаж перевищує 8 років. Оплатимо лікарняний у розмірі 100%, проте застосуємо обмеження мінзарплатою. Визначимо середньоденний заробіток із фактичної зарплати за липень — вересень 2022 року (92 к. дн.) з урахуванням страхового стажу та середньоденний заробіток із мінзарплати і порівняємо їх: 8500,00 грн × 3 ÷ 92 к. дн. × 100% = 277,17 грн; 6700,00 грн ÷ 30,44 к. дн. = 220,11 грн; 220,11 грн < 277,17 грн. Оскільки середньоденний заробіток із фактичної зарплати більший, обмежимо лікарняні середньоденним заробітком з мінзарплати. Отже, розмір лікарняних становитиме за рахунок: підприємства — 1100,55 грн (220,11 грн × 5 к. дн.); ФСС — 1540,77 грн (220,11 грн ×7 к. дн.). Загальний розмір лікарняних — 2641,32 грн (220,11 грн × 12 к. дн.).

Як обмежувати лікарняні з вагітності та пологів

Лікарняні з вагітності та пологів працівниць, які за останніх 12 місяців мають менше ніж шість місяців страхового стажу, обмежуйте двома мінзарплатами.

До таких працівниць можуть потрапити й ті, які значний час перебувають у трудових відносинах із роботодавцем, проте не мають необхідної кількості страхового стажу.

Нині страхового стажу за відповідний період не набувають особи, які перебувають у трудових відносинах, проте за них не сплачують ЄСВ. Зокрема, за період:

• відпустки —

• без збереження заробітної плати;
• на час карантину тощо;
• для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, за медичним висновком;

• призупинення дії трудового договору.

Лікарняний з вагітності та пологів оплачуйте у розмірі 100% незалежно від страхового стажу працівниці (ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).

Приклад 6. Обчислюємо декретні працівниці, яка має страховий стаж менше ніж шість місяців НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Працівниця влаштувалася на роботу 04.07.2022 із посадовим окладом 9500,00 грн. А вже 05.10.2022 пішла у відпустку з вагітності та пологів на 126 к. дн. Щоб обчислити декретні, визначимо середньоденний заробіток із фактичного заробітку за серпень та вересень 2022 року (61 к. дн.), а також середньоденний з мінзарплати, подвійної мінзарплати та порівняємо їх: 9500,00 грн × 2 ÷ 61 к. дн. = 311,48 грн; 6700,00 грн ÷ 30,44 к. дн. = 220,11 грн; 6700,00 грн × 2 ÷ 30,44 к. дн. = 440,21 грн; 220,11 грн < 311,48 грн < 440,21 грн. Оскільки середньоденний заробіток із фактичної зарплати менший за середньоденний заробіток з подвійної мінзарплати і більший за середньоденний заробіток з мінзарплати, обмеження та донарахування не застосовуємо. Тож розмір допомоги з вагітності та пологів із першого дня за рахунок ФСС становить 39 246,48 грн (311,48 грн × 126 к. дн.).

Приклад 7. Обмежуємо декретні працівниці, яка має страховий стаж менше ніж шість місяців НАТИСНІТЬ, щоб прочитати ↓ Жінка влаштувалася на роботу 06.06.2022 і за кожен повний місяць роботи отримувала заробітну плату в розмірі 16 000,00 грн. 04.10.2022 працівниці сформували е-лікарняний з вагітності та пологів на 126 к. дн. За останній рік вона не має шести місяців страхового стажу. Щоб оплатити лікарняний, визначимо середньоденний заробіток із фактичного заробітку за липень — вересень 2022 року (92 к. дн.), а також із мінзарплати, подвійної мінзарплати і порівняємо їх: 16 000,00 грн × 3 ÷ 92 к. дн. = 521,74 грн; 6700,00 грн ÷ 30,44 к. дн. = 220,11 грн; 6700,00 грн × 2 ÷ 30,44 к. дн. = 440,21 грн; 220,11 грн < 440,21 грн < 521,74 грн. Оскільки середньоденний заробіток із фактичної зарплати працівниці більший за середньоденний із подвійної мінзарплати, допомогу обмежимо середньоденним заробітком із подвійної мінзарплати. Отже, розмір допомоги з вагітності та пологів з першого дня за рахунок ФСС становить 55 466,46 грн (440,21 грн × 126 к. дн).

Як оплатити е-лікарняний суміснику

Особам, які працюють у декількох роботодавців, допомогу з тимчасової непрацездатності і з вагітності та пологів мають сплатити всі роботодавці (ч. 1 ст. 30 Закону № 1105). Під час формування е-лікарняного братимуть до уваги інформацію про основне місце роботи пацієнтки та місце її роботи за сумісництвом (Порядок № 1234).

Е-лікарняний буде доступний в особистому кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ всім роботодавцям, з якими пацієнт перебуває у трудових відносинах — як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. І такі роботодавці мають оплачувати лікарняні на загальних умовах.

Однак трапляються випадки, коли в особистому кабінеті страхувальника, у якого особа працює за сумісництвом, е-лікарняний не відображається. Така ситуація може виникнути з багатьох причин. Зокрема, через невідповідність даних працівника, що містяться в реєстрі. Щоб розв’язати цю проблему, потрібно звертатися до ПФУ. Якщо в реєстраційних даних працівника виявлять помилки, їх треба відкоригувати.

Якщо в особистому кабінеті страхувальника не відображаються е-лікарняні сумісника, ФСС також рекомендує повідомити сумісника, що він має можливість підтвердити факт своєї тимчасової непрацездатності витягом з Електронного реєстру листків непрацездатності. Такий витяг видає територіальне відділення ПФУ у паперовій формі для кожного роботодавця окремо. Тобто сумісник може звернутися до найближчого відділення ПФУ й отримати роздруківку свого е-лікарняного. Роздруківку подасть на місце роботи за сумісництвом.

Проте для обчислення допомоги самого лише е-лікарняного або згаданого витягу недостатньо. Адже обчислювати виплату сумісникам можна тільки тоді, коли впевнитеся, що розмір лікарняних з розрахунку на місяць не перевищує максимального розміру, з якого сплачують ЄСВ. Тому сумісник має надати підприємству довідку про заробітну плату з основного місця роботи. У довідці основний роботодавець зазначає, яку заробітну плату він нарахував працівникові за 12 місяців, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок (п. 30 Порядку № 1266, Лист № 65²).

Лікарняні сумісникові обчислюйте у такий самий спосіб, як працівникові, який працює за основним місцем роботи.

Працівникам, які за останніх 12 місяців перед лікарняним не мають шести місяців страхового стажу, лікарняні обмежуйте розміром мінзарплати. Натомість сумісницям, у яких розмір допомоги з вагітності та пологів у розрахунку на місяць менший за мінзарплату, провадьте відповідні донарахування (Лист 1155³).